Aus der Serie #Silos aus und #Vernetzung an – Nutzung zeitgemäßer Tools zur Zusammenarbeit


Die Zusammenarbeit in den Unternehmen gestaltet sich nicht immer als einfach. So sind es oft die geografischen Herausforderungen die gemeistertindianer werden müssen. OK es gibt Telefon und Email.
Aber genau diese traditionellen Möglichkeiten der Kommunikation, sind wie die der Informationsaustausch über Rauchzeichen bei den Indianern, einfach nicht mehr zeitgemäß.

Eine sinnvolle Gestaltung der Zusammenarbeit durch einen ebenfalls sinnvollen und von Mitarbeitern akzeptierten Toolmix ist anzustreben. Die Möglichkeit Mitarbeiter in virtuellen Teams miteinander zu vernetzen, gibt es ja schon sehr lange.
Und dennoch tun sich einige Unternehmen allerdings damit sehr schwer den Fokus auf eine zeitgemäße Kommunikationsstruktur zu setzen.
Es wird lieber an bestehenden Steinzeitritualen festgehalten,  unter dem Motto „..Never Change a (Running) System…“ bzw. die Kosten- oder Unwissenheitsplage hat eine hohe Isolationsdichte erreicht.

Verstehen kann ich das nicht, so gibt es doch sehr gute und recherchierte Informationen, wie z.B. von Studien oder Menschen die sich über bestimmte Themen gerne austauschen. Die sozialen Netzwerke spülen zudem alles hoch, einfach mal mitmachen und zugreifen.
                           Was ist doch Twitter für eine klasse Knowledge Base;)

Genug davon, wer nicht will der hat schon. Ein kleiner Ausflug in die Welt des digitalen Darwinismus kann da nur noch empfohlen werden.

#BestPractice – Ein sehr schönes Vorhaben wurde kürzlich in der CIO über Bosch veröffentlicht. „Mitarbeiter arbeiten kollaborativ“.  Worum es geht, wird trefflich im ersten Absatz von Auto Peter Ilg beschrieben:

„….Wenn Mitarbeiter vernetzt sind, hat jeder die Chance, seinen Beitrag zum Gelingen eines Projektes beizutragen. Kollaboratives Arbeiten, also die Zusammenarbeit über Distanzen, setzt Technik voraus. Nur wenn die akzeptiert wird, machen viele mit. Was auch der Sinn des Teilens von Wissen ist. Bosch wagt das Experiment mit seinem Projekt Next Generation Workplace….“

Hier geht es zum CIO Artikel: Mitarbeiter arbeiten kollaborativ

Und natürlich bedarf es da an modernen Methoden und Techniken, sowie bereits schon in vielen Enterprise 2.0 Veröffentlichungen klar und deutlich beschrieben worden sind. Oder wurde jemals mit einem Fahrrad ein Formel 1 Rennen gewonnen?

Der CIO Artikel gibt den Hinweis auf den Einsatz von Microsoft OneNote zur Nutzung und Teilen von Wissen. 
Wie wertvoll dieses Tool im täglichen Gebrauch und in der Zusammenarbeit ist, kann ich nur bestätigen. Wieviel Tonnen an Papier mittlerweile durch den Einsatz von MS OneNote  gespart wird ist sicherlich nur ein kleiner aber mal erwähnenswerter Nebeneffekt!

Ein wesentlicher Aspekt ist sicherlich die Akzeptanz der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen Tool zu erlangen. Also wo und wie kann das Tool gewisse Painpoints ablösen bzw. die Zusammenarbeit fördern.  Wird der sinnvolle Einsatz erkannt, so kann die Verzahnung mit den Arbeitsprozessen beginnen.
Motto: Erst der Mensch, dann die Technik.

Neben der notwendigen Akzeptanz sind weitere Schritte zur Vorbereitung der Integration von MS OneNote notwendig.

OneNote als digitale Informationsdrehscheibe und persönliche Knowledge Base, bietet außerdem sehr viele Möglichkeiten in der Zusammenarbeit. Insbesondere dann, wenn auf MS Sharepoint aufgesattelt wird, kann MS OneNote die ganze Einsatzvielfalt in der einfachen Zusammenarbeit ausspielen.

Wie in anderen Projekten braucht man Ritter aus Leidenschaft, die das Thema treiben und als Multiplikatoren Überzeugungsarbeit leisten. Neben den Stakeholder und Sponsoren ist es wichtig, dass bei weiteren Schritten in der Nutzung von MS OneNote Wissenslotsen und Redakteure ausgebildet werden.
Der Aufbau und die Weiterentwicklung der OneNote Datenbanken zählt zu den Aufgaben, ebenso wie die Planung von Trainingseinheiten um ein einheitliches Anwendungsniveau zu erzielen.

unwissendeNichts ist schlimmer, wenn die Tools nicht richtig beherrscht werden. Ein internes Marketing zur Unterstützung der Integration und Erstellung von HowTo’s, Quick Guides, Web-Tutorials,  kann dabei sehr hilfreich sein. Und wenn Mitarbeiter und Teams schon MS OneNote einsetzen, dann bitte weitererzählen.

Mittlerweile zählt für mich MS OneNote zu meinen Hauptarbeitswerkzeugen. Neben meiner eigenen Wissensverwaltung über OneNote, arbeite ich mit verschiedenen Kollegen darüber vernetzt zusammen. Bei der Implementierung von OneNote kann folgender Stufenplan umgesetzt werden.

  1. Stufe – Upload your Brain (Der Single Modus) – Weg mit den Post-it’s und der Zettelwirtschaft. Der Aufbau von Knowledge startet jetzt. Entdecke die Möglichkeiten, insbesondere der Mix mit anderen MS Office Anwendungen ist sehr gut. Achja, endlich findet man mal wieder etwas aufgrund der einfachen Suchfunktionalität und weiteren Features. Der Zugriff über App und Co. vereinfacht die Arbeitsweise ungemein und das Thema gute Usability ist nochmals zu untersreichen.
  2. Stufe – Sharing is Caring (Zündung der Collaboration Rakete)Die Vernetzung und Zusammenarbeit der Mitarbeiter beginnt. Der gemeinsame Aufbau und Bearbeitung von Knowledge startet. Aber auch der Aufwand beginnt, sodass eine redaktionelle Betreuung in Erwägung gezogen werden sollte. Teams können nun einfach an einem Dokument zusammen arbeiten und das Thema Transparenz nimmt seinen Verlauf.
    Service Teams, die noch über keine Knowledge Base verfügen, sind schnell in der Lage durch OneNote, Wissen zu zentralisieren und gemeinsam zu Nutzen. Ein Knowledge Base Artikel wird einmal erstellt und X-mal verwendet (Ein Vorteil).
  3. Stufe – Sharepoint (Mixed Emotions) – Bietet viele weitere Möglichkeiten, ebenfalls Knowledge für Kunden zur Verfügung zu stellen. Die Community kann hier mal richtig an Schwung bekommen. Ebenfalls ist die Kombination mit Social PlugIns interessant z.B. im Mix mit Microblogging. Wenn das Thema Kommunikation  zielgerichtet die Wertschätzung erhält, dann bröckeln auch die Silos.

Kein Sharepoint zum Teilen von zentralen Informationen vorhanden? Null problemo. Wer noch seine Zeit in den Wirren von Old-School Filesever Strukturen verbringen muss, der wird dankbar für eine MS OneNote Oberfläche sein. Plötzlich arbeitet man zeitgemäß, obwohl der Unterbau längst eine Museumsreife erlangt hat.

Dateien die auf Netzlaufwerken abgelegt sind, können unproblematisch von jedem berechtigtem Nutzer innerhalb von OneNote geöffnet werden. Verteilte Teams (z.B. Supporteinheiten entlang der Servicekette) können eine OneNote Datenbank gemeinsam nutzen und hervorragend miteinander arbeiten.
Das ersetzt zwar alles keine Sharepoint Lösung bietet aber zum Anfang eine machbare Alternative.

Während manche Unternehmen das Thema, Lizenzen, Opensource und andere Anforderungen noch langatmig klären müssen, so haben einige andere Unternehmen bereits umfangreiche MS Office Pakete im Einsatz. Diese  schlummern auf wirkliches Potenzial namens MS OneNote;)
Wenn das der Fall ist, dann let’s go und einfach mal MACHEN.

Hier werden die Lizenzen nicht ausgeschöpft und möglicherweise durch den Aufbau einer Schatten IT von anderen Abteilungen ausgeglichen. Ebenso ein wesentlicher Aspekt, da sich viele IT  Abteilungen doch kontinuierlich im Sparmodus befinden.

Dabei kann dem Business ein zeitgemäßes Arbeitswerkzeug angeboten werden, so wird aus dem Verwalter doch noch ein Gestalter. Also öffnet mal die Schatztruhe und schaut nach ob da nicht das gewisse ETWAS vorhanden ist;)

Infos zu MS OneNote existierten reichlich. Neben vielen Video Tutorials auf Youtube, gibt es einige Tech-Blogger die sehr gute Beiträge zu MS OneNote schreiben.

Ich kann mir gut vorstellen, dass die Mitarbeiter bei Bosch den Nutzen schnell zu schätzen wissen.

Viel Erfolg dafür 🙂

#Silos aus und #Vernetzung an

P.S. Ja es gibt auch andere Hersteller und Lösungen, die aber in diesem Blogbeitrag nicht das Thema sind;)

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