EMAIL – Steinzeitmelodie in Silo geprägten Verhaltensweisen


Im Rahmen des digitalen Wandels, kann die EMAIL kein bedeutender Baustein im Kommunikations Míx der Zukunft sein. Wer liebt dennoch eine volle Inbox und das ewige „CC an ALLE“ Syndrom.  Ergänzend die Zeitverschwendung in den SILO Katakomben von MS Outlook und Co.
Besser man klopft gleich bei Sherlock Holmes an und startet einen Suchauftrag.Und trotzdem, die EMAIL wird lt. Statistik und den Prognosen (Siehe Schaubild unten). scheinbar immer beliebter. Oder sind es vielleicht doch nur  größtenteils die SPAM Bots (Hier hat bereits an einigen Stellen die Verschmelzung von Mensch & Maschine stattgefunden.), die für unnötigen Datenmüll sorgen.
Folgende Grafik des Schreckens verdeutlicht es genauer.

prognose

Quelle: http://de.statista.com/statistik/daten/studie/252278/umfrage/prognose-zur-zahl-der-taeglich-versendeter-e-mails-weltweit/

Was diese EMAIL Epidemie anrichten kann, beschreibt folgender Tweet ganz trefflich.

bbc

„E-Mail wird weiterhin als technologisches Allzweckpflaster eingesetzt.“

Wenn es aber um die interne Kommunikation geht, dann darf EMAIL nicht die No 1 sein.
Auch wenn der Gewohnheitsgrad insbesondere bei traditionellgeführten Unternehmen sehr hoch ist. freiheitSo ist die zukünftige Bedeutung der Email längst als Auslaufmodell gebrandmarkt. Die Realität in den Unternehmen sieht anders aus, ja aber die Kraft vom unumgänglichen digitalen Wandel macht keinen Stopp.
Und das ohne Ausnahme!
Es hält ja keinen davon ab, die Steinzeitmelodie von Silo geprägten Verhaltensweisen zu summen.
Dazu passen natürlich althergebrachte Werkzeuge, wie E-Mail hervorragend ins Konzept.
E-Mail wird weiterhin als technologisches Allzweckpflaster eingesetzt.

Ist das Ziel aber eine offene und transparente Unternehmenskultur, dann kann mit modernen Werkzeugen das Arbeitsleben an einigen Stellen verbessert werden.

Aber jetzt bloß nicht in der digitalen Hektik ein Tool für ein anderes Austauschen. Das wird nicht funktionieren. Sind doch schon so viele in die Toolfalle gestolpert, ohne die Zweckmäßigkeit zu hinterfragen. Eine genaue Situationsanalyse ist dabei sehr wichtig, genauso wie das Definieren von zukünftigen Zielen.

Folgende Erfolgsfaktoren sollten dabei berücksichtigt werden:

Erst der Mensch dann die Technik – Ein bekannter Satz, der aber vollständig seit Jahrzenten ignoriert wird. Die Mitarbeiter in den Unternehmen sollten bewusst an die technische Veränderung herangeführt und unterstützt werden. Ein Werbepaukenschlag reicht allerdings nicht aus, sondern eine gezielte Kontinuität und Nachhaltigkeit in der Handhabung ist gewünscht. Wird  erst erkannt, dass durch eine sinnvolle Umstellung die Arbeitsprozesse unterstützt werden, dann ist die Akzeptanz auch wesentlich höher.

Top Down meets Bottom Up – Noch ein bekannter Satz. Das Management bietet die notwendige Rückendeckung, wenn es im Bottom Up Verfahren kein Vorankommen mehr gibt. Und das ist nur eine Frage der Zeit, dass es so kommen wird! Das Management zeigt ebenso ein transparentes Interesse an dem Erfolg der Veränderung. Nur so können engagierte Leute oder auch sogenannte Change Agents motiviert die Fackel vorantragen. Wie sonst könnten Maßnahmen, wie z.B. „Ein Tag ohne Email in der Woche“, durchgesetzt werden?!

Das Schaffen von Anwendungsfällen im Unternehmen, spielt eine wesentliche Rolle um sich von Relikten, wie E-Mail allmählich zu trennen.
Diese Vergangenheitsbewältigung muss aber erst von Unternehmen und Ihren Mitarbeitern gelernt werden. Jedes Unternehmen hat offensichtliche Reibungsverluste bzw. Painpoints in den Geschäftsprozessen. Das könnte ein guter Ausgangspunkt für eine zweckmäßige und moderne Veränderung bedeuten.
Dazu mal folgendes Video Beispiel: Networking in the house. 

Ein Leitfaden zur Nutzung von Kommunikations-Medien entwickeln – In diesem Zusammenhang sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Was wird an Medien (Z.B. EMAIL, Telefon, Microblogging, Chat, SMS und Co.) eingesetzt?
  • Wie wird welcher Kommunikationskanal genutzt?
  • Welche technischen Möglichkeiten gibt es?
  • Wie kann eine sinnvolle Verzahnung in die bestehende Kommunikationslandschaft stattfinden?

    Eine gemeinsame Erarbeitung klarer Spielregeln und die Beteiligung der Mitarbeiter beantwortet diese Fragen. Der Email Verdruß wäre höchstwahrscheinlich nicht so hoch, wenn Spielregeln zielführend, nachhaltig und konsequent umgesetzt worden wären.

Silos aus Vernetzung an – Die mangelnde Vorstellungskraft, lässt leider  einige immer noch in Schubladen Denken und verhindert dadurch gute Möglichkeiten der Vernetzung.

steinzeit.jpgWer aber das Silodenken und die Steinzeitprozesse in den Unternehmen abschaffen will, der sollte anfangen Alternativen aufzuzeigen. Und einfach mal Bottom Up starten und ein Testballon fliegen lassen. Z.B. Mitarbeiter projektorientiert via Microblogging vernetzen.
Beispiel dazu:

  • Zusammenarbeit im Team abteilungsübergreifend durch Vernetzung stärken.
  • Silos durchbrechen und Wissen sichtbar machen
  • Schnellerer Austausch durch Echtzeit Kommunikation mit Microblogging und Messenger
  • Wissenstransfer statt E-Mail Flut – Gezielte E-Mail Adressierung

Gezielt eingesetzt, hat die E-Mail ihre Daseinsberechtigung. Sie ist aber eben keine Allzweckwaffe in einer modernen Zeit die den Dialog fördert und fordert. Denn die Anforderung der internen und externen Kommunikation für Unternehmen, erfordert eine sinnvolle Kombination und Verankerung der Kommunikationskanäle in den Arbeitsprozessen.

Einige Unternehmen setzen bereits EMAIL im MIX gezielt ein, dabei verliert EMAIL stark an Bedeutung. Es findet ein intelligenter Wechsel zwischen starrer Hierarchie und Vernetzung statt. Nicht nur die Generation Y, sondern alle Digital Connected People wollen moderner Arbeiten.

Das ist ein wesentlicher Punkt, denn Unternehmen die noch am Anfang ihres digitalen Wandels stehen, sind für die Generation Y NICHT interessant genug. Also wer soll den Wandel dann antreiben?

Ebenso, sollte man den Blick nicht verschließen, wie heutzutage die Jugend kommuniziert. Und das geht meistens im ZERO EMAIL Verfahren 😉

Weitere Leselektüre ab hier:

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