Stakeholder Management – Lästige Zeitverschwendung oder kluge Vorbereitung


Wer für ein Unternehmen mit der Integration und Ergänzung modernen Kommunikations-Technologien beauftragt ist. Der ist gut beraten seine Mitstreiter und alle Beteiligten am Projekt gut zu kennen.

Denn jegliche Veränderung durch weitere Tools & Technik hat Auswirkungen auf die Menschen die in den Arbeitsprozessen damit klar kommen müssen.Auch wenn das Vorhaben noch so gut gemeint ist. Die Mitarbeiter müssen den Sinn in der Nutzung sehen und keine zusätzliche Belastung spüren.

        „…Ne, nach 8 Stunden Arbeitszeit habe ich keine Zeit und Lust mehr ein neues Tool
                       auszuprobieren…“

Die Erarbeitung von Anwendungsfällen ist sicherlich ein wesentlicher Faktor um die Zielgruppen entsprechend abzuholen. Und genau darum geht es, um die Einschätzung der Beteiligten. 

Wer steckt eigentlich dahinter?  Auf welche Roadblocks trifft man auf der Reise der Veränderung? Hier kommt der Baustein „Stakeholder“ ins Spiel, welcher in keiner Strategie fehlen sollte.

stakeholder-schriftzug
Wer sich die Zeit für diese wertvollen Hausaufgaben nimmt, kann sich besser auf entsprechende Herausforderungen einstellen.  Und auf bestimmte Charaktere gezielter reagieren zu können bzw. im Blick zu haben, wie z.B. :

fröhlich
Sind das fröhliche Menschen die förmlich auf diese Chance der Veränderung  gewartet haben?

nörglerOder sind es Nörgler, die bloß keine Veränderung wollen und sich wirklich außerordentlich viel Zeit nehmen um zu erklären, dass für Neuerungen weder Geld noch Zeit besteht. Lieber wird auch in einer Dauerschleife wiederholt, dass man in E-Mails ertrinkt aber halt keine Zeit für Alternativen hat.

neutralVielleicht aber auch neutrale Zeitgenossen mit der gewissen Neigung  zum „Jaein“ und warten lieber mal ab. Bitte nicht unterschätzen da es sich oft um
die Überzahl handelt;)

 pragmatiker
Nicht zu vergessen die Pragmatiker die lieber eine leidenschaftslose Sichtweise favorisieren.

unwissende
Oder die Unwissenden die aber genau wissen, dass es keine Verbesserung durch Veränderungen gibt.

sponsor

Natürlich kommen noch die sogenannten Sponsoren ins Spiel, die klar das Zeichen der Zeit erkannt haben  und Ressourcen zur Verfügung stellen. Aber auch überzeugt werden wollen!

heldUnd da sind noch die wahren Helden, die sich mit Leidenschaft und Hingabe für das Thema einsetzen. Fast „Normalos“ die nur mit der Zeit gehen und nicht in Flintstone City verharren wollen 🙂

Na dann ist ja alles klar, los geht’s mit einem Business Case z.B. zur Verbesserung der Kommunikation und Vernetzung, viele Anwendungsfälle mit der passenden Technologie, einen Top-Down & Bottom-Up Ansatz. HR, BR, IT, Fachabteilungen sind alle mit im Boot. Los geht’s …aber halt, kennst Du auch wirklich Deine Mitstreiter, Bremser oder Renaissancefürsten?
Wenn nicht, dann wird es Zeit für eine genauere Analyse der Stakeholder oder auch als Umfeldanalyse aus dem Projektmanagement bekannt.

stakeholder-matrix

Skizzen angelehnt an (ITIL, PMOK Guide)

Im Kern geht es um Kommunikation! Wie kommuniziere ich mit meinen Stakeholdern bzw. Interessensgruppen? Welche Erwartungshaltungen sind vorhanden? Stehen die Stakeholder positiv, neutral oder negativ zur Veränderung  x,y,z?

Die Beispiel Stakeholder Matrix (Skizze rechts), wird auch in ähnlicher Form in diversen Frameworks ähnlich dargestellt. Das geht auch noch viel komplexer. Hier sollte aber jeder sein eigenen Weg finden und ein zielführendes Finetuning angelehnt an die Erwartungen der Beteiligten erstellen.

Startet mit einer Liste der beteiligten Personen um eine einfache Übersicht zu erstellen.
Das kann auch eine grobe Skizze (z.B. Mindmap, Whiteboard etc.) sein, die dann die Basis für das weitere Finetuning bietet.
So kann darauf aufbauend ein Diagramm hilfreich sein, was die Verbindungen der Stakeholder darstellt.  Zur Visualisierung reicht anfangs auch ein Whiteboard um eine grobe Stakeholder Struktur als Skizze darzustellen.  Falls vorhanden, dann kann bei der Erstellung einer Matrix ein Organigramm sehr hilfreich  sein. Eine kontinuierliche Veränderung in der Organisation ist dabei zu berücksichtigen. Das kostet aber lästig viel Zeit! Ja genau, aber es wird allzuoft im Nachhinein teuer für Unwissenheit bezahlt.

Diese Vorgehensweise macht schon bei kleinen Unternehmen Sinn! Warum? Weil eine Stakeholder Analyse sich nicht nur einen internen Fokus hat, sondern auch externe Gegebenheiten mit in die Überlegungen mit einbezieht  (Kunden, Lieferanten etc…).
Achtung Teilprojekt: Kennst Du deine Kunden!

Frodo aus Herr der Ringe, könnte zum Beispiel folgende Stakeholder Map erstellt haben:

stakeholder

Gut lässt sich dabei ein Kommunikationsplan ableiten, da die Zielgruppen entsprechend erfasst worden sind. Nach genauerer Analyse der Stakeholder Erwartungen, können Informationen je nach  Bedarf zielgerichtet via Wunschmedium (Telefon, E-Mail, Microblogging, Chat und Co.) oder persönlicher Botschaft geliefert werden.

Zu beachten ist, dass es sich um eine Momentaufnahme handelt und somit ist eine Berücksichtigung der organisatorischen und personellen Entwicklungen zu empfehlen.

Möglicherweise verlässt ein Sponsor oder wichtiger Befürworter, die Abteilung oder das Unternehmen und so sind dann die Plätze von Nörglern besetzt. Die Ressourcen werden dann woanders lieber eingesetzt und schon ist Stopp!

Vielleicht übernimmt auch ein neuer Chef  z.B. die IT-Abteilung. Ist es bekannt ob er Pro oder Contra des neuen Vorhabens eingestellt ist?

Wer eine gute Übersicht des Spielfeldes und des Umfeldes hat, wird gut vorbereitet und vor Überraschungen besser gewappnet sein. Ebenfalls wird der Freestyle reduziert!

Natürlich kommt es auf das gesamte Unternehmen an.Wenn eine Firma bereit für Veränderungen ist, dann ist das Entwicklungspotenzial sehr hoch. Veränderungswillige Organisationen sind offen für moderne Begrifflichkeiten, wenn auch fühlbar diverse Themen im Twitterversum scheinbar ausgereizt sind.

Tiefgründige Probleme der Unternehmen, werden auch nicht durch das Umschreiben moderner Methoden mit klassischem Vokabular gelöst.

An manchen Stellen wird man erkennen, dass ein Totes Pferd nicht schneller galoppiert, wenn es einen neuen Sattel erhält;)

Generelle Infos zum Thema Stakeholder findet ihr hier:
http://de.wikipedia.org/wiki/Stakeholder
 http://olev.de/s/stakeholder.htm

Guter Übersichten und Grafiken findet ihr auch auf folgendem Blog sucht nach „ Die Stakeholder-Matrix (Stakeholder-Portfolio)“.
http://www.peterjohann-consulting.de/index.php?menu-id=grafikdesmonats

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